What i really do

Autor: Stefan Hieltscher

Der Beruf des Eventmanagers klingt für viele nach Feiern, spannenden Leuten, immer Spaß und sich nie anstrengen müssen. Spaß haben wir definitiv immer bei der Arbeit, spannende Leute treffen wir häufig auch, aber anstrengen müssen wir uns immer 😉

Ein oft besagtes Klischee über diesen Beruf ist, dass man all dass was wir machen, ja eigentlich auch selbst machen kann. Was gehört schon dazu dem Caterer zu sagen wo er die „Wurstplatte“ hinstellen soll und dem DJ Bescheid zu geben wann er beginnen soll an seinen Platten zu drehen?! Nun eine ganze Menge. Bevor auch nur ein Schritt beim Event selbst getan wird, müssen unglaublich viele große und kleine Dinge beachtet werden, die alle zum Erfolg der Veranstaltung selbst beitragen. Die Kunst ist es dabei aber nicht all diese Dinge zu beachten und ein Event nach Schema F abzuwickeln. Viel mehr kommt es darauf an, jedes Event in einen Kontext zu setzen, in dem stets ein roter Faden zu erkennen ist. Nur so sind die Kommunikationsziele der Veranstaltung zu erreichen. Bevor der erste Künstler oder der erste Caterer angefragt werden kann, muss klar sein, was durch das Event erreicht werden und welche Inhalte dabei vermittelt werden sollen. Ohne roten Faden kann kein Event erfolgreich sein.  Bevor die „Wurstplatte“ also platziert oder der DJ informiert werden kann, muss erst einmal eine ganze Menge im Voraus passieren. Im Wesentlichen lässt sich die gesamte Planung auf drei verschiedenen Ebenen darstellen. Die strategische Planung, die operative Planung und die operative Umsetzung. Die strategische Planung ist dabei immer die Grundlage des Events. Sozusagen das Fundament des Hauses. Hier werden die Leitidee festgelegt und die Kommunikationsziele erarbeitet. Es wird klar, was durch das Event vermittelt werden soll. Der rote Faden wird gesponnen. Wenn Ziele und Leitidee feststehen, folgt die operative Planung.

Diese umfasst dabei die Koordination aller veranstaltungsrelevanten Gewerke im Vorfeld des Events. Ob Locationrecherche, Künstleranfrage oder die Suche nach dem richtigen Catering-Partner:  es muss im Vorfeld klar sein, was zur Umsetzung der Leitidee des Events benötigt wird und welche Partner dabei zur Unterstützung hilfreich sind. Erst dann folgt die operative Umsetzung, also das Durchführen des Events selbst. Erst hier wären wir, um im Beispiel zu bleiben, bei „Wurstplatte“ und DJ angelangt. Wenn strategische Planung, operative Planung und operative Umsetzung in dieser Reihenfolge beachtet werden, kann ein erfolgreiches Event gestaltet werden. Wir als Agentur sorgen dabei immer dafür, dass in jedem dieser drei Schritte ein reibungsloser Ablauf gewährleistet wird. Wir wollen, dass sich unsere Kunden stets gut betreut fühlen und sicher sein können, dass bei ihrem Event nichts schiefgehen wird. Dieses Sicherheitsgefühl ist unser wertvollstes Gut und die Legitimation unserer Arbeit. Um dies zu erreichen müssen wir dabei wahre Allrounder-Fähigkeiten beweisen und verschiedene Rollen übernehmen.

Ein Event und dessen Wirkung lässt sich zwar mit viel Routine und Sorgfältigkeit planen, wie es beim Gast selbst am Ende ankommen wird, ist dabei aber nie ganz vorauszusehen weshalb ein gewisses Kribbeln bis zum Ende jedes Event stets zu spüren ist. Dieses Kribbeln ist dabei aber genau das, was die Motivation und Spannung bei diesem Beruf ausmacht und uns Ansporn ein perfektes Veranstaltungskonzept zu entwickeln. Langeweile kann so wahrlich nie aufgekommen.  Auch unsere konkreten Aufgaben während einer Eventplanung lassen sich nie zu 100% definieren. Selbstverständlich wissen wir stets, welche Schritte wann getan werden müssen um die Grundlage für ein tolles Event zu schaffen, bei jedem Event gibt es dabei aber Aufgaben und Dinge zu beachten, welche im Vorfeld nicht zu erwarten waren.

Kein Event gleicht dem anderen, weshalb auch keine Eventplanung der anderen gleicht. Somit ergeben sich stets auch andere Aufgaben, die von uns zu beachten sind. Was uns wirklich erwartet können wir somit auch nie wissen. In den 18 Jahren unseres Bestehens haben sich dabei eine Menge von Geschichten und Anekdoten angehäuft, welche wir bei der Planung von Events und den Events selbst erlebt haben. Wir haben die verschiedensten Dinge gemacht, von denen wir vorher nie gedacht hätten, diese jemals in unserem Leben einmal zu machen. Ob Eisstockschießbahnen aufbauen, das schnellste Auto der Welt zusammenschrauben, die bekanntesten Persönlichkeiten des Landes betreuen oder Riesenluftballons aufpusten, aufhängen und wieder einfangen. Alles haben wir gemacht, nichts davon haben wir erwartet und genau deshalb lieben wir den Beruf. Wir freuen uns auch in Zukunft auf viele Aufgaben mit denen wir jetzt noch gar nicht rechnen. Darüber möchten wir euch in dieser Rubrik in Zukunft berichten. “What i really do“ soll Klischees aufklären und einen Einblick in den ganz normal verrückten Alltag eines Eventmanagers geben. Freut euch auf spannende Geschichten der Eventplanung, die wir hinter den Kulissen erlebt haben.

Quelle Meme