Firmenjubiläum: Last oder Chance?
IHK-Netzwerk Kommunikation, Reutlingen
Referentin: Katja Lipp, Nixdorf Events GmbH
Autoren: Katja Lipp und Stefan Hieltscher
Inhaltsverzeichnis
Überblick
Last oder Chance?
Strategische Planung
Operative Planung
Location
Catering
Technik
Dekoration und Ausstattung
Messebau
Grafische Arbeiten
Programm
Zeitplanung
Agentur
Operative Umsetzung
Überblick
Hallo und guten Abend an die IHK-Netzwerker, Frau Sailer herzlichen Dank für die Einladung heute bei Ihnen zu sein.
Vielen Dank, dass Sie sich heute die Zeit genommen haben sich mit dem Thema „Firmenjubiläum – Last oder Chance“ auseinander zu setzen.
Ich bin Katja Lipp, Geschäftsführerin der Agentur Nixdorf Events. Wir arbeiten mit unserer Agentur bereits seit 18 Jahren erfolgreich mit zahlreichen Kunden zusammen und organisieren erfolgreich Veranstaltungen wie Tagungen, Kongresse, Galas, Messen, Teambuilding-Events und natürlich Jubiläen. Viele Kunden begleiten wir dabei schon über eine sehr lange Zeit.
Obwohl der Job teilweise eine sehr große Herausforderung ist, organisiere ich Veranstaltungen immer noch mit sehr viel Spaß und Leidenschaft und es macht mir große Freude Firmen bei Ihren Event-Planungen begleiten zu dürfen.
Ich wurde heute eingeladen um mit ihnen gemeinsam zu erörtern, ob ein Firmenjubiläum zu planen wirklich eine große Last, oder eine einzigartige Chance ist und dieses sogar als Marketingereignis betrachtet werden kann und eine tolle Möglichkeit ist, um mit unterschiedlichsten Maßnahmen Kunden, Lieferanten und nicht zuletzt Mitarbeiter begeistern zu können.
Last oder Chance?
Natürlich ist ein Jubiläum eine Last. Ein Jubiläum zu organisieren ist kein Hexenwerk. Jeder der schon einmal eine Veranstaltung organisiert hat weiß das, aber Abläufe müssen koordiniert, Lieferanten kontaktiert und ständige Prozesse mit einem hohen Arbeitsaufwand koordiniert werden. Wenn sie keine Eventabteilung haben, muss dies von Mitarbeitern neben dem Tagesgeschäft erledigt werden. Wer zum Beispiel schon mal das Teilnehmermanagement oder die Hotelbuchungen für eine Veranstaltung übernommen hat, kennt das Gefühl wie viel Arbeit man aufwenden muss.
Zudem steckt ein hoher Zeitaufwand hinter der Planung. Aus unserer Erfahrung beginnen Kunden normalerweise 1,5 bis 2 Jahre vor der Veranstaltung mit der Planung. Es muss also viel Zeit und selbstverständlich auch Geld investiert werden.
Ja, ein Jubiläum ist eine Last! An dieser Stelle könnte ich jetzt mit meinem Vortrag aufhören – die Frage ist ein Jubiläum eine Last ist beantwortet-, aber aus meiner Sicht ist ein Jubiläum eine große Chance. Ein Jubiläum kann einen Impuls auslösen der viele positive Folgen mit sich bringt!
Ein Unternehmen kann sich überdenken, sich auf seine Werte besinnen oder sogar eine Neuorientierung vornehmen. Wir haben immer wieder erlebt, dass Firmen die wir betreuen durften sich intensiv mit sich selbst auseinander gesetzt haben und sich auf ihre Alleinstellungsmerkmale und Kernkompetenzen besinnt haben. Ein Jubiläum ist ein Marketinginstrument, aus dem viele positive Maßnahmen generiert werden können.
Noch mal, für mich ist ein Jubiläum ein positiver Anlass, den man sich nicht entgehen lassen sollte. Ich glaube man sollte diese Herausforderung annehmen.
In der Vergangenheit wurden Jubiläen in Zeitabständen von 25, 50 und 100 Jahren gefeiert, was man auch aus dem privaten Bereich kennt. Hier werden silberne und goldene Hochzeiten gefeiert. Unsere Zeit ist allerdings schnelllebiger geworden und vor allem auch junge Unternehmen feiern ihr Bestehen schon nach kürzerer Zeit.
So ist heute bereits eine „runde“ Zahl Anlass für eine Jubiläumsfeier.
Bei der Planung eines Jubiläums sollte man bedenken, dass die Organisation sehr vielschichtig ist. Um einzigartige Erlebnisses zu schaffen, müssen sehr viele Details beachtet werden.
Um dies übersichtlich zu gestalten, habe in drei Phasen der Jubiläumsplanung unterschieden:
- Die strategische Planung
- Die operative Planung
- Die operative Umsetzung
Strategische Planung
Zu Beginn Ihrer Überlegungen zu Ihrem Jubiläum und somit auch zu Beginn der strategischen Planung, wäre die Standortbestimmung ein sinnvoller erster Schritt, wie sie vorgehen können.
Beachten sie, dass mit Standortbestimmung hier nicht die Örtlichkeit der Feier gemeint ist. Vielmehr geht es darum wo sie aktuell aus strategischer Sicht mit Ihrem Unternehmen stehen. Sie analysieren selbst ihr Unternehmen, schauen aus der Vogelperspektive auf Ihre Firma und erarbeiten welche Wünsche und Vorstellungen sie in Bezug auf das Jubiläum mit Ihrem Unternehmen haben.
Was wollen Sie erreichen?
Welchen Mehrwert hat das Jubiläum für Sie?
In diese Betrachtung fließt dabei auch die historische Einordnung Ihres Unternehmens mit ein.
Geht es darum an alt bewährtem festzuhalten oder eine neue Richtung einzuschlagen?
Um Wachstum oder um zielgerichtete Spezialisierung?
Um den Dank an ihr Mitarbeitern oder um deren Motivation?
Darum sich bei Kunden zu bedanken – oder doch um alles?
In jedem Fall ist es wichtig, dass Sie für ihr Jubiläum immer ein Minimum der Firmen-Vergangenheit – Historie und Erlebtes – sowie der angestrebten zukünftigen Ausrichtung der Firma -Vision und Mission – mit aufgreifen.
Hier gibt es keine grundsätzliche Gewichtung ob es beispielsweise mehr über die Vergangenheit oder über die zukünftige Ausrichtung gehen soll.
Sie sollten für sich selbst entscheiden, wie die passende Gewichtung in Ihrem Unternehmen ist.
Natürlich ist dies auch davon abhängig wie lange ihr Unternehmen bereits existiert. Bei einer 100-jährigen Firmen-Historie lässt sich sicherlich mehr an „Erfolgsgeschichten“ und Anekdoten zusammentragen wie bei einem 10-jährigen Jubiläum.
Das soll die Leistung eines Unternehmens mit einer kurzen Geschichte in keiner Weise schmälern, im Gegenteil: Hier könnte der Fokus mehr auf einem Ausblick auf die zukünftige Ausrichtung stehen. Machen Sie sich auch Gedanken darüber, wie stark sich die Vision als Impuls für die Zukunft erweisen soll.
Ich mag diesen Begriff Impuls ganz besonders, denn ein Impuls ist ein kleiner Anstoß, der etwas Großes in Gang setzen kann.
Ich würde Ihnen hier gerne von einem Jubiläum erzählen, welches wir im Jahr 2014 zum 100-jährigen Jubiläum betreut haben.
Die Firma Otto Roth wurde 1914 durch Herrn Otto Roth in Stuttgart gegründet.
Die komplette Geschäftsführung mit einem kleinen Mitarbeiterstab aus unterschiedlichen Bereichen, hat sich im Vorfeld Gedanken über den aktuellen Stand ihres Unternehmens gemacht hat. Dies war ca. zwei Jahre vor dem Jubiläum der Fall. Otto Roth ist sehr stolz auf seine Unternehmensgeschichte und möchte sich damit weiterhin sehr stark identifizieren. Selbstverständlich sollte aber auch ein Ausblick auf die Zukunft vorgenommen werden. Es wurde überlegt wohin sich das Unternehmen entwickeln soll, welche Schritte dafür eingeleitet werden müssen, und vor allem wie das Jubiläum dabei helfen kann.
Nachdem die Grundlage, also die Standortbestimmung, geschaffen war, wurde zum nächsten Schritt übergegangen, in dem die zentralen Unternehmenswerte herausgestellt wurden.
Falls Sie in Ihrem Unternehmen bereits Unternehmenswerte erarbeitet haben, was ich annehme, können sie diese natürlich auch bei der Jubiläumsfeier verwenden.
So hat Otto Roth, um im Beispiel zu bleiben, die Begriffe „Vielfalt, Kompetenz und Zuverlässigkeit“ herausgestellt, welche die Firma als zentrale Werte des Unternehmens betrachtet. Diese Schlagworte haben wir bei den Jubiläumsfeierlichkeiten, sowie auf allen Drucksachen immer in Szene gesetzt und sie damit für Mitarbeiter, Kunden und Partner erlebbar gemacht.
Diese Begrifflichkeiten existierten dabei durchaus schon vor dem Jubiläumsjahr, konnten nun aber optimal genutzt werden. Selbstverständlich können aber auch im Rahmen des Jubiläums generell erst einmal die Unternehmenswerte oder die Philosophie erarbeitet werden.
Nach der Standortbestimmung und dem Herausstellen der Unternehmenswerte sollte die Zielgruppe der Jubiläumsveranstaltung gewählt werden.
Bei Otto Roth war klar, dass man sich bei den Mitarbeitern und Rentnern für ihre gute Arbeit bedanken möchte.
Ein wichtiger Teil der Zielgruppe waren somit die Personen, die durch ihr Schaffen unmittelbar zum Erfolg des Unternehmens beigetragen haben. Otto Roth war es sehr wichtig sich bei diesen Menschen zu bedanken, denn die Erfolgsgeschichte von Otto Roth ist auch stark abhängig von den Menschen, die sie geprägt haben.
Die ehemaligen und aktuellen Mitarbeiter sollten somit mit ihren Familien in das Jubiläumsgeschehen eingebunden werden, ohne dabei die Lieferanten, Partner und Kunden zu vernachlässigen.
Es war aber nicht gewünscht eine Veranstaltung für beide Zielgruppen zu machen. Mitarbeiter und Kunden sollten getrennt feiern. Man wollte für beide Gruppen ausreichend Zeit für Gespräche und die Verbindung untereinander haben.
Also wurde entschieden erstens eine Mitarbeiterveranstaltung, und zweitens eine Gala für Kunden, Lieferanten und Partner zu veranstalten.
Die eigentlichen Jubiläumsfeierlichkeiten fanden dann, wie geplant in zwei Veranstaltungen statt. Zum Einen gab es eine Mitarbeiterveranstaltung auf dem eigenen Firmengelände, die ausschließlich für die eigenen Mitarbeiter, deren Angehörigen sowie die Mitarbeiter im Ruhestand angedacht war um die Bindung zur eigenen Firma zu stärken.
Zum Anderen wurde in einem exklusiveren Rahmen zusätzlich eine etwas später stattfindende Feier für Freunde des Unternehmens, Lieferanten und Kunden geplant.
In einem stimmungsvollen Ambiente konnte dabei die Erfolgsgeschichte der Firma Otto Roth gefeiert werden.
Neben den beiden eigentlichen Veranstaltungen wurden weitere Maßnahmen in Hinblick auf das Jubiläumsjahr angepasst.
So überarbeitete Otto Roth seinen Messeauftritt. Zudem wurde auf allen Drucksachen, Anschreiben sowie der kompletten Unternehmenskommunikation in diesem Jahr auf das Jubiläum hingewiesen. Des Weiteren wurde ein Imagefilm für das Jubiläum produziert und eine Festschrift publiziert.
Alleine dies führte bei den Mitarbeitern schon zu einer verstärkten Identifikation mit ihrem Unternehmen, da die Firma Otto Roth deutlich verstärkt in der Öffentlichkeit auf das Jubiläumsjahr hingewiesen hat, was bei den Mitarbeitern durchaus für Stolz und Freude gesorgt hat.
Sie sehen also, dass es sinnvoll ist ein Jubiläum auf verschiedensten Kanälen zu kommunizieren um sowohl die Mitarbeiter- als auch Kundenbindung zu stärken. Nicht zu unterschätzen ist dabei die positive Wirkung dieser Maßnahmen auf das Bild ihres Unternehmens in der Öffentlichkeit.
Sehen Sie Ihr Jubiläum als Chance Menschen für Ihr Unternehmen zu begeistern und sie zu ihren Fans zu machen und als Grundlage für Ihre erfolgreichen Maßnahmen der Unternehmenskommunikation.
Bevor wir zu den nächsten Schritten übergehen, möchte ich die ersten Punkte der Jubiläumsplanung nochmal kurz zusammenfassen.
Im ersten Schritt bestimmen Sie den strategischen Standort ihrer Firma und blicken dabei auf die Firmenhistorie aber auch die zukünftige Ausrichtung.
Anschließend stellen Sie zweitens Ihre zentralen Unternehmenswerte heraus und legen dabei Ihre Vision und Mission fest, bevor sie drittens die Zielgruppe, für die Ihr Jubiläum geplant wird, bestimmen.
Um in den ersten Schritten aussagekräftige Ergebnisse zu erzielen, wird es Ihnen helfen, sich die klassischen W-Fragen zu stellen.
Wenn Sie die Fragen „Wer sind wir?“, „Wo stehen wir heute?“, „Wo wollen wir hin?“, „Was zeichnet uns aus?“, „Was müssen wir tun um unsere Ziele zu erreichen?“ und „Wie schaffen wir Vertrauen beim Kunden und unseren Mitarbeitern?“ für sich beantworten können, haben sie einen großen Teil der strategischen Jubiläumsplanung bereits erfolgreich absolviert.
Wenn Sie ein Jubiläum mit viel Herzblut angehen, sind die Möglichkeiten und Potentiale enorm. Genau aus diesem Grund ist eine durchdachte strategische Planung ihres Jubiläums nicht nur die Basis für die Veranstaltung selbst, sondern kann sogar die Basis für eine erfolgreiche Zukunft ihres Unternehmens sein.
Sie können ihr Unternehmen durch das Jubiläumsjahr erfolgreich im Markt positionieren.
Sie können die Kundenbindung verstärken, eine hohe Mitarbeitermotivation erreichen, neue Partnerschaften schließen und durch das Jubiläumsjahr ihren Bekanntheitsgrad erhöhen.
Im ersten Schritt, der strategischen Planung lassen sich somit bereits zahlreiche Chancen für ein Unternehmen durch das Jubiläum herausstellen!
Auch aus meiner Sicht ist ein Jubiläum eine große Chance. Wir bekommen immer sehr viel positive und schöne Rückmeldungen nach Jubiläumsfeiern. Unsere Kunden berichten uns von Dankesbriefen von Kunden und Mitarbeitern. Mitarbeiter sind voller Stolz auf ihr Unternehmen und das für sehr lange Zeit.
Ein Kunde hat uns erzählt, dass er gehört hat, nachdem die Gäste nach einer Mitarbeiterfeier in den Bus eingestiegen sind, dass ein kleiner Junge zu seinem Vater sagte:
„Papa ich finde es cool wo du arbeiten darfst – jetzt weiß ich, warum du immer so spät heim kommst – ich will da auch mal arbeiten!“
Mehr kann man nicht erreichen.
Operative Planung
Im zweiten Schritt gehen wir nun zur operativen Planung über.
Wir befinden uns nun in der Konzeptionsphase.
In dieser Phase der Planung geht es um die Veranstaltung an sich. Sie machen sich Gedanken um Ihre Veranstaltung. Es geht darum welche Geschichten durch das Jubiläum erzählt werden sollen.
Hierbei sollte man eine einfache und kraftvolle Botschaft herausarbeiten. Diese Botschaft kann natürlich auch Gruppenspezifisch angepasst werden.
So stehen für Ihre Mitarbeiter sicherlich andere Themen im Vordergrund wie für Ihre Kunden.
Alles in allem sollte sich die Geschichten wie ein roter Faden durch alle Maßnahmen einer Planung ziehen und sie sollten authentisch bleiben.
Authentisch ist mir in dieser Beziehung besonders wichtig. Mitarbeiter und Kunden spüren sofort ob die Veranstaltung zu ihnen passt oder nicht. Sie haben ein natürliches Gespür dafür was ehrlich gemeint ist.
Ganz generell sollte die Jubiläumsstory, mindestens aber das Jubiläumsmotto klar sichtbar sein. Auch die Erarbeitung eines Jubiläumslogos wird hier vorgenommen.
Bei Otto Roth wurde beispielsweise anhand der Werte das Motto „100 Jahre, die Verbinden“ erarbeitet. Der Begriff „Verbinden“ steht dabei als Synonym für Verbindungselemente, Verbindung zu Mitarbeitern und zu Lieferanten und Kunden.
Otto Roth entwickelte hier somit eine klare Vision und eine eindeutige Mission. Anhand dieses Slogans war eine Überschrift für das Jubiläumsjahr gefunden. Eine Geschichte konnte erzählt werdenNeben der Erarbeitung des Mottos sollten nun auch ein grober Budgetrahmen festgelegt werden. Zudem sollten sie sich bewusst werden, wie ihre Veranstaltung aussehen soll.
Dabei gibt es vielerlei Möglichkeiten, bspw. ein Gala-Abend, eine Incentive-Reise, eine Mitarbeiterfeier, ein Open-Air-Festival, eine Ausstellung, ein Tag der offenen Tür, ein Sommerfest, Teambuilding oder eine Tagung. Hier sind der Fantasie keine Grenzen gesetzt.
Nach diesem Schritt steht somit das Grundgerüst der Veranstaltungsplanung. Sie kennen das Motto ihres Jubiläums, sie wissen wen sie einladen möchten, für wen das Jubiläum gedacht ist, welche Werte sie vermitteln möchten, welche Art von Veranstaltung sie durchführen möchten und welches ungefähres Budget sie haben.
Wann man mit der Planung eines Jubiläums beginnen sollte ist natürlich abhängig von den geplanten Maßnahmen, von der Größe des Unternehmens und ob zum Beispiel auch an mehreren Standorten gefeiert werden soll. Im Allgemeinen kommen Kunden ein bis zwei Jahre vorher zu uns, sodass man eine saubere Planung vornehmen kann.
Nun kommen wir zur Königsdisziplin der Veranstaltungsplanung selbst.
Die konkrete Umsetzung der Jubiläumsstory wird geplant. Ihre Veranstaltung bekommt ein Gesicht!
Am Besten ist es, hierfür ein Projektteam zusammenzustellen. Dieses Team sollte unter der Führung eines Projektverantwortlichen agieren, der auch Entscheidungen treffen kann. Das ist aus meiner Sicht sehr wichtig, denn sonst dauern Entscheidungen oftmals zu lange!
Im Bezug auf das Projektteam oder die Verantwortlichen ist es mir sehr wichtig, dass wir es hier mit Menschen zusammenarbeiten, die sich wirklich mit dem Unternehmen identifizieren und denen es eine Herzenzangelegenheit ist hier das beste und schönste Jubiläumsfest zu gestalten.
Gemeinsam mit unseren Kunden stecken wir in die Planung sehr viel Liebe fürs Detail und eine große Leidenschaft. Dies ist für uns wirklich eine Herzensangelegenheit.
Bei Otto Roth bestand das Projektteam aus der kompletten Geschäftsführung und einer Mitarbeiterin, die die Kommunikation intern und extern führte und unsere direkte Ansprechpartnerin in allen Bereichen war.
An dieser Stelle möchte ich Ihnen einmal unsere Gewerkespinne zeigen. Anhand dieser, möchte ich die einzelnen Stationen, die beachtenswert sind gemeinsam mit Ihnen besprechen.
Location
Beginnen wir mit der Locationrecherche und Auswahl.
Wo soll gefeiert werden? Wollen sie an ihrem Standort oder in einer externen, außergewöhnlichen Location feiern?
Bei der Firma Otto Roth haben wir uns bei der Mitarbeiterveranstaltung für das Werksgelände entschieden.
Die Kundenveranstaltung fand hingegen im Römerkastell in Stuttgart statt.
Es gibt hier wirklich eine große Auswahl, Sie bestimmen den Ort, der am Besten zu Ihnen passt. Man kann in einer Stadthalle feiern, wie z.B. hier in der Stadthalle Reutlingen, die viele Vorteile mit sich bringt. Die Halle ist schon technisch ausgestattet, es gibt Küchen und rückwärtige Bereiche für Künstler sowie bereits eine Bühne.
Es kann auch in einem Hotel oder in einer kleineren Location gefeiert werden. Die Location muss zu Ihnen und Ihrer Feier passen!
Wenn wir gemeinsam mit unseren Kunden nach einer geeigneten Location suchen, besichtigen wir grundsätzlich verschiedene Räumlichkeiten um ein Gefühl für den potentiellen Veranstaltungsort zu bekommen. Meist lade ich den Kunden ein mit mir eine Location-Tour zu machen.
Das schöne daran ist, dass wir in jeder Räumlichkeit an Ort und Stelle gemeinsam Ideen entwickeln können. Wir machen uns Gedanken wie die Bestuhlung, die Bühne oder das Catering aussehen könnte. So können wir uns dabei gleich in die Atmosphäre der Veranstaltung versetzen. Räumlichkeiten die nicht zu einem passen, werden dann sofort ausgeschlossen.
Nachdem eine Location ausgewählt wurde, ist es notwendig diese räumlich zu planen.
Ich lege großen Wert auf eine saubere Grundrissplanung um den Veranstaltungsraum für den Kunden erlebbar zu machen. Durch die Visualisierung mit CAD bekommen mein Kunde und ich ein klares Bild der Veranstaltung.
Bei der Zeichnung der Pläne berücksichtigen wir dabei stets die Versammlungsstättenverordnung. Je nach Location wird der Grundrissplan dabei auch beim Ordnungs- und Baurechtsamt eingereicht. Gemeinsam mit den Behörden prüfen wir, ob die Planung nach geltendem Recht und Gesetz erfolgt ist.
Generell gibt es viele weitere behördliche Auflagen und Genehmigungen die beachtet werden müssen. So stimmen wir uns auch mit der Polizei, der Feuerwehr und dem DRK ab.
Catering
Das Catering ist ein zentrales Element um eine Veranstaltung positiv oder negativ zu bewerten. Möchten Sie ein serviertes Menü anbieten, Fingerfood oder ein tolles Büffet? Bleiben Sie bodenständig oder wollen Sie etwas Besonderes als Abrundung für Ihr Programm bieten?
Das Catering ist ein großer Kostenfaktor innerhalb des Gesamtbudgets und es ist wichtig darauf achten, dass das Catering zum Charakter ihrer Veranstaltung passt.
Grundsätzlich können sich gute Caterer aber an ihre Vorstellungen und Wünsche anpassen. Der Catering-Partner sollte wohlüberlegt sein und sie müssen stets ein gutes Gefühl bei der Zusammenarbeit haben, da die Qualität einer Veranstaltung zum großen Teil von der Qualität des Essens abhängt.
Nach der Auswahl einer passenden Location und eines guten Caterers beschäftigen wir uns nun mit der technischen Ausstattung und danach auch mit den Softskills wie Mobiliar, Dekoration, Messebau und Raumdesign.
Technik
Bei der Technikauswahl ist es uns immer wichtig einen verlässlichen Partner mit viel Erfahrung zu suchen. Wir greifen hierbei sehr gerne auf unser bestehendes und sehr gut funktionierendes Netzwerk zurück.
Ein reibungsloser Ablauf einer Veranstaltung ist dabei auch von einer optimalen technischen Ausstattung der Location abhängig. Viele Locations bieten schon einen Grundstock an technischem Equipment, mit dem gearbeitet werden kann.
Auch wenn noch kein technisches Equipment vorhanden ist, ist dies prinzipiell kein Problem. Mit einem zuverlässigen technischen Dienstleister wird der Erfolg ihrer Veranstaltung garantiert.
Bitte sparen Sie hier nicht an der falschen Stelle. Setzen Sie einen erfahrenen Tontechniker ein und sorgen dafür, dass die Präsentationstechnik reibungslos funktioniert. Es gibt nichts peinlicheres bei einer hochkarätigen Veranstaltung, wenn ein Redner nicht zu hören ist, es Rückkopplungen gibt und auf der Leinwand nichts zu sehen ist.
Dekoration und Ausstattung
In den letzten 10 Jahren hat sich bei der Ausstattung von Events sehr viel verändert. Lieferanten, die sich ausschließlich auf die Vermietung von hochwertigem Mobiliar und Dekoration spezialisiert haben, haben den den Markt nachhaltig verändert. Wenn ich daran zurückdenke, wie wir vor 18 Jahren Jubiläen ausgestattet haben, hat sich dies grundlegend geändert. Firmen wie z.B. Partyrent oder Orgatech bieten in diesem Bereich eine große Auswahl an Mietmöbeln an. Auf diese kann man bei der Ausstattung von Events zurückgreifen und den Veranstaltungen ein hochwertiges Bild geben.
Mit einer ansprechenden Ausstattung, die die Raumplanung fortführt, können sie endgültig für Begeisterung bei ihren Gästen sorgen.
Bei Otto Roth wurde für die Mitarbeiterfeier zum Beispiel eine Lagerhalle komplett ausgeräumt und mit Möbeln aus Paletten, Lounge-Sofas und einer Bar aus Gitterboxen ausgestattet.
Die Lagerhalle wurden somit mit Stilmitteln passend zur Atmosphäre bestückt.
Durch Materialien die zum Firmen-Kontext gepasst haben, wurde somit eine einzigartige Atmosphäre geschaffen.
Mit Hilfe von passenden Dekorationselementen kann in jeder und somit auch Ihrer Jubiläums-Location etwas Einzigartiges geschaffen werden.
Alles in allem ist zu sagen, dass die Dekoration und die Ausstattung einer Veranstaltung natürlich sehr viel Geld kostet. Hier können am ehesten Einsparungen vorgenommen werden. Vergessen Sie aber nicht, dass mit einer tollen Dekoration und Ausstattung in einem außergewöhnlichen Kontext Menschen begeistert werden.
Messebau
In diesen Bereich fällt auch das Thema Messebau. Oftmals ist es bei einem Jubiläum gewünscht eine Art Ausstellung zu gestalten. Hier sollte ein stimmiges Konzept entworfen werden. Eine Geschichte sollte erzählt werden, weshalb Sie einen besonderen Fokus auf das Storytelling legen sollten. So ist es immer sinnvoll Bilder aus der Firmenvergangenheit zu zeigen und kleine sympathische Anekdoten zu erzählen. Vergessen Sie nicht, dass erst durch die multisensuale Ansprache das Besondere eines Events und Ihres Jubiläums entsteht.
Stellen Sie bspw. Objekte oder Produkte zum Anfassen für den Gast bereit und den haptischen Sinn anzusprechen.
Mir selbst mach die Ausstattung einer Veranstaltung immer besonders viel Freude – aber hier wird natürlich auch am meisten mit den Kunden diskutiert.
Grafische Arbeiten
Um dem Jubiläum ein stimmiges Gesamtbild zu geben ist eine einheitliche grafische Gestaltung notwendig. Es ist schön anzusehen, wenn alle Druckerzeugnisse wie zum Beispiel Einladungen, Speisekarten, Präsentationen, Wegeführung im selben Stil gehalten werden.
Einer Veranstaltung gibt dies einen professionellen und durchdachten Anstrich.
Programm
Jetzt kommen wir zu einem sehr spannenden Punkt in der Veranstaltungsplanung. Sie beschäftigen sich mit dem Programm! Das macht auch unseren Kunden immer am meisten Freude.
Eine gute Programmplanung ist in jedem Fall notwendig. Für mein Empfinden sollte ein Moderator durch die Jubiläumsveranstaltung führen.
Dieser sorgt dafür, dass der rote Faden ihrer gesamten Jubiläumsplanung auch am eigentlichen Veranstaltungstag selbst, klar zu erkennen ist. Des Weiteren ist der Moderator dafür zuständig, dass ein runder Übergang zwischen all ihren geplanten Programmpunkten geschaffen wird.
Häufig haben unsere Kunden als zentrales Element ihres Programms eine Rede des Geschäftsführers zur Geschichte, dem aktuellen Stand und der zukünftigen Ausrichtung des Unternehmens, mit aufgenommen. Des Weiteren wird oft gewünscht Grußworte von Kundenseite oder auch der Politik mitaufzunehmen. Zudem sollten Sie erörtern, ob ein buntes Rahmenprogramm ihre Veranstaltung untermalen und für stimmungsvolle Unterhaltung sorgen soll. Wollen Sie Ihre Mitarbeiter miteinbinden oder einfach nur ein stimmiges Programm haben?
Hier sind keine Grenzen gesetzt. Egal ob Bands, DJs, Walking-Acts, Zauberkünstler, Feuerwerk, ein Stargast, sportliche Attraktionen oder kleine Wettbewerbe: alles ist möglich sollte aber zur Jubiläumsstory und zu ihren Gästen passen.
Man sollte dabei auch unbedingt darauf achten, dass die Gäste ausreichend Zeit für Kommunikation und zum ruhigen Essen finden.
Versetzen Sie sich in ihre Gäste und überlegen sie, was ihnen wichtig ist. Auch erleben wir immer wieder, dass sich ein Kunde etwas Außergewöhnliches wünscht, was nicht zur Jubiläumsstory passt, wie z.B. eine ACDC-Coverband bei einer Gala. Dies ist sicherlich nicht zielführend. Eine Veranstaltung kann bei nicht sorgfältiger Planung sehr schnell zu Ende sein und zur Enttäuschung beim Gast führen. So bleibt eine Veranstaltung auch nachhaltig in Erinnerung – aber das ist auf diese Art und Weise ja nicht das Ziel!
Nicht unterschätzen sollten Sie bei der Planung des Rahmenprogramms die Kosten, die zu veranschlagen sind. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass unsere Kunden insbesondere diesen Punkt oftmals unterschätzt haben.
Durch eine effiziente Planung und ausreichend zeitlichen Vorlauf lässt sich aber mit fast jedem Budget ein ansprechendes Programm gestalten.
Zeitplanung
Im letzten Schritt der operativen Planung wird der zeitliche Ablauf der Veranstaltung festgelegt.
Dieser Ablaufplan umfasst dabei, wann bei der Veranstaltung was genau passieren wird. Insbesondere wird dabei auch der zeitliche Ablauf der Aufbau- und Abbauphase festgelegt.
Anhand dieses Plans weiß jedes Gewerk genau Bescheid zu welchen Uhrzeiten und wie lange sie jeweils ihre Materialen in der Location aufbauen dürfen. Darüber hinaus legt der Ablaufplan auch fest, wer aus dem Projektteam für welchen Aufgabenbereich zuständig ist. Auch sollte man sich um einen sauber erarbeiteten Regieplan habe. Der Ablaufplan ist für einen reibungslosen Ablauf und eine koordinierte Zusammenarbeit der Gewerke zwingend notwendig. Ohne Ablaufplan kann es im Rahmen der direkten Vorbereitungszeit der Jubiläumsfeier und am Jubiläumstag selbst, schnell zu Chaos kommen.
Frühzeitig sollten sie sich zudem Gedanken über ihre Gästeliste machen.
Durchaus ist es sinnvoll eine mehrstufige Einladung zu generieren und bspw. fünf Monate vorher eine Save-the-Date-Info zu verschicken.
Anhand der Anmeldungen können sie einschätzen wie viele Hotelzimmer sie benötigen, die dann so schnell wie möglich reserviert werden sollten. Dabei sollten sie die An- und Abreise ihrer Gäste im Auge behalten.
Benötigen diese einen Shuttle-Service von der Location zum Hotel? Stehen ausreichend Parkplätze zur Verfügung? Sind wichtige Knotenpunkte wie Flughäfen und Bahnhöfe gut zu erreichen?
Agentur
Zum Ende meiner Ausführungen zur operativen Planung sollten Sie beachten, dass bei der Vielfalt der genannten Punkte die besonders in den vielen Details steckt, eine Agenturunterstützung in jedem Fall sinnvoll ist bzw. dass unbedingt eine Person aus Ihrem Unternehmen verantwortlich für alle Abläufe sein sollte.
So kümmern wir uns für unsere Kunden von der Zusammenstellung der Gewerke, der Einholung von Angeboten, der Raumplanung, der Einholung von behördlichen Genehmigungen, der Ablaufplanung, Programmplanung, der Budgetplanung, der Locationrecherche und viele weiteren Punkte um alles, was für den reibungslosen Ablauf ihres Jubiläums notwendig ist. Insbesondere die enge Zusammenarbeit mit Behörden sehen wir dabei nicht als Last, sondern als Chance für die notwendige Sicherheit auf ihrer Veranstaltung.
Alles in allem ist die Gesamtkoordination all der genannten Punkte somit die Kernkompetenz von Eventagenturen.
Operative Umsetzung
Nach Abschluss der strategischen und operativen Planung kommen wir nun zum letzten Schritt, der operativen Umsetzung. Hier geht es um die Durchführung der Veranstaltung selbst. Nun müssen die Gewerke vor Ort koordiniert werden. Dazu gehört, dass man sich direkt vor der Veranstaltung mit allen Gewerken noch mal zusammensetzt oder sich mit diesen telefonisch abstimmt. Es muss klar sein wer die Ansprechpartner sind!
Wir als Eventagentur stehen dabei in der Mitte der Gewerke und vermitteln und koordinieren diese und stimmen uns mit unserem Kunden ab, um den ordentlichen und stressfreien Ablauf zu garantieren.
Wir legen dabei großen Wert auf einen harmonischen Ablauf der Veranstaltung. Wir glauben, dass sich ein harmonischer Aufbau auch in der Veranstaltung selbst widerspiegelt.
Wichtig ist, dass Sie einen verlässlichen Partner vor Ort haben – entweder eine Agentur oder Mitarbeiter aus Ihrem eigenen Unternehmen.
Wir als Agentur fühlen uns mit unserem Kunden immer sehr verbunden und fühlen uns verpflichtet die gesamte Veranstaltung zu begleiten.
Vom Aufbau, über die Veranstaltung selbst, bis zum Abbau. Dabei sind wir diejenigen die zu Beginn die Tür und am Ende die Tür wieder abschließen.
Wir als agieren dabei stets hinter den Kulissen, koordinieren die Gewerke und überwachen den reibungslosen Ablauf ihres Projekts, damit Sie sich zurücklehnen können und ein stimmungsvolles und einzigartiges Jubiläum genießen können.
Nutzen Sie die Chance ein Jubiläum zu feiern und schaffen sie einzigartige Momente und Erinnerungen für ihre Gäste.
Vielen Dank!
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